Cash Flow im Einzelhandel: behalten Sie den Überblick über Ihre Finanzen

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Finanzplanung im Einzelhandel? Bitte vorausschauend

Eine vorausschauende Finanzplanung ist unabdingbar, wenn Sie als Selbstständiger ausschließlich von Ihrer ausgeübten Tätigkeit leben möchten. In den meisten Fällen haben Sie eine abgeschlossene Berufsausbildung und gehen mit einem gewissen Grad an Selbstverständlichkeit an Businessplan, Jahreskalkulation & Co. Doch auch Quereinsteiger machen sich heute, auch im Einzelhandel, gern selbstständig. Wenn Sie hier keine Kredite für die Unternehmensgründung im Einzelhandel nutzen möchten, sollten Sie sich vor Beginn der Selbstständigkeit unbedingt an eine solide Finanzplanung wagen.

Übrigens: Eine gewissenhafte Finanzplanung ist auch bei der Aufnahme eines Unternehmerkredits unabdingbar.

Was passiert mit dem Cash Flow, wenn ich meine Finanzen vernachlässige?

Wenn Sie Ihre Finanzen vernachlässigen, kann das unangenehme Folgen haben. Diese sind nicht immer schwerwiegend, können Ihnen im schlimmsten Fall aber durchaus das Genick brechen. Leider merken viele Unternehmer oft zu spät, dass Sie zu wenig Umsätze erwirtschaftet haben, weil sie sich nicht richtig um Ihre Finanzen kümmern.

Mögliche Schwierigkeiten bei einem schlechten Überblick Ihrer Finanzen:

• Sie können Ihre Rechnungen nicht bezahlen
• Sie riskieren teure Nachzahlungen und andere Folgekosten
• Ihre Privatausgaben müssen zurückgefahren werden
• Sie müssen Insolvenz anmelden
• Es fallen Säumniszuschläge und Verzugszinsen an
• Sie leiden unter Liquiditätsengpässen
• Es bleiben keine finanziellen Mittel für wichtige Investitionen

Kaufmännische Grundkenntnisse im Überblick

Zuerst ist wichtig, dass Sie verstehen, dass Umsatz und Gewinn zwei Paar Schuhe sind. In der Praxis zeigt sich häufig, dass genau dieses Wissen nicht vorhanden ist. Diese Unkenntnis wird vielen Unternehmern im Einzelhandel zum Verhängnis. Spätestens wenn das Finanzamt anklopft, gibt es böse Überraschungen. Hier gibt's einen kleinen Crashkurs zu kaufmännischen Grundkenntnissen:

• Cashflow:
  

  Unter einem Cashflow (englisch cash flow, „Geldfluss, Kassenzufluss, Kapitalfluss“) versteht man in der Wirtschaft eine betriebswirtschaftliche Kennzahl, bei der Einzahlungen und Auszahlungen innerhalb eines bestimmten Zeitraums einander gegenübergestellt (saldiert) werden und dadurch Aussagen zur Innenfinanzierung oder Liquidität eines Wirtschaftssubjektes ermöglichen (Quelle: Wikipedia.org).

• Steuern:
  Steuern sind ein wichtiger Punkt in der Finanzplanung. Ein Punkt, der zu gern unterschätzt wird. Auch wenn Sie sich über ein extrem umsatzstarkes Jahr freuen und am liebsten alles reinvestieren oder ausgeben möchten, denken Sie bitte an Rücklagen für die nächste Steuererklärung.
• Rücklagen:
  Rücklagen benötigen Sie nicht nur für die Steuern, sondern allgemein für einen ordentlichen Cash flow. Sie sollten stets darauf achten, dass Sie in guten Monaten für schlechte vorsorgen. Es kann immer mal vorkommen, dass eine Rechnung im Einzelhandel nicht pünktlich gezahlt wird oder unerwartete Ausgaben anstehen.
• Versicherungen:
  Bei der Krankenversicherung können Sie effektiv sparen. Je nach Situation macht oft ein Wechsel in die private Krankenkasse Sinn. Doch ob privat oder gesetzlich, so oder so sollten Sie Ihre Krankenversicherungsbeiträge regelmäßig mit denen anderer Kassen vergleichen. Das gleiche gilt natürlich für alle abgeschlossenen Versicherungen, Stromanbieter, Festnetzanbieter & Co.
• Buchführung:
  Buchführung wird oft als notwendiges Übel empfunden. Gerade als Selbstständiger sollten Sie sich für Buchhaltungsvorschriften und Steuern aber ausreichend Zeit nehmen. Nur wenn Sie einen genauen Überblick über Ein- und Ausnahmen haben, können Sie Ihre Finanzen strukturiert planen. Belege sollten natürlich für die Dauer der gesetzlich geregelten Frist aufbewahrt werden.

Ich benötige Hilfe bei meinen Finanzen – wo finde ich sie?

Wenn Sie wirklich bei null anfangen, sollten Sie über die Teilnahme an einem Existenzgründerseminar nachdenken, bei denen allerhand Fragen gut und ausführlich beantwortet werden. Für jeden selbstständigen Unternehmer im Einzelhandel ist ein Steuerberater empfehlenswert. Doch gerade Existenzgründer besitzen oft nicht die notwendigen finanziellen Mittel und machen sich allein an Ihre Cashflow Finanzplanung.

Wichtig ist: Durchhalten! Verschieben Sie Ihre Buchhaltung nicht ständig. Wählen Sie am besten einen Tag in der Woche oder im Monat aus, an dem Sie sich ausschließlich darum kümmern. Sortieren Sie Belege, Angebote und Rechnungen, archivieren Sie geschäftliche E-Mails, prüfen Sie, ob Ihre Umsätze mit Ihrer Planung übereinstimmen, sehen Sie nach, ob es überfällige Rechnungen gibt.

Tipp: Es gibt heute etliche Software-Programme auf dem Markt, die Sie bei Ihrer Finanzplanung sehr gut unterstützen können. Die Bedienung ist für Anfänger verständlich, es gibt Communitys zum Austausch und natürlich auch einen kompetenten Kundenservice, den Sie kontaktieren können.

Zu beliebten Finanz-Softwares gehören zum Beispiel:

• Lexoffice
• Lexware
• Wiso
• OrgaMax
• Sage

8 Tipps für einen besseren Cashflow im Einzelhandel

• 1. Seien Sie sich Ihrer Fixkosten bewusst
  Fixkosten sind die Ausgaben, die beständig auf Sie zukommen. Prinzipiell also alle Kosten, für die Sie einen Vertrag unterzeichnet haben: Miet- und Pachtverträge, Strom, Versicherungen, Mitarbeiter, Kredite, etc.
• 2. Notieren Sie jede Ausgabe
  Sie können Ihre Ausgaben auf Papier, in einer Finanz-Software und mittlerweile auch in eigens dafür entwickelte Apps notieren. Erledigen Sie diesen Schritt Monat für Monat, bekommen Sie ein gutes Gefühl für Ihre Ausgaben. Außerdem erkennen Sie, wo Sie sparen könnten.
• 3. Kennen Sie Ihre Monatsbilanz
  Wenn Sie Ihre Fixkosten und sonstigen Ausgaben kennen, können Sie eine Monatsbilanz erstellen. Bilanz = Alle monatlichen Einnahmen minus Alle monatlichen Ausgaben. Das Ergebnis dieser Rechnung zeigt Ihnen ganz genau, wo Sie stehen.
• 4. Nutzen Sie verschiedene Konten
  Wenn Sie auf lange Sicht einen guten Überblick über Ihre Finanzen behalten möchten, nutzen Sie unterschiedliche Konten. Ein Konto für Ihr privates Vermögen, ein Konto für alle Umsätze Ihres Unternehmens, ggf. ein Konto für Rücklagen und so weiter. 

   

  Tipp: Viele Banken bieten kostenlose Unterkonten an.

• 5. Automatisieren Sie Ihre Geldflüsse
  Nutzen Sie Daueraufträge für geplante Rücklagen und Ausgaben. Je automatisierter die Prozesse ablaufen, desto mehr Zeit haben Sie für die restliche Finanzplanung, Ihr Unternehmen und Ihre Kunden.
• 6. Setzen Sie sich finanzielle Ziele
  Wenn Sie mit Ihrem Geld sinnvoll wirtschaften, wird es Ihnen finanziell zusehends besser gehen. Setzen Sie sich große und kleine Ziele. Legen Sie jeden Monat einen Betrag x zurück, erreichen Sie jeden Monat einen Umsatz von x. Setzen Sie sich selbst Fristen und Auflagen und tun Sie alles dafür, diese erfolgreich einzuhalten.
• 7. Werfen Sie täglich einen Blick auf Ihr Vermögen
  Planen Sie jeden Tag fünf Minuten für Ihre finanziellen Mittel ein. Dieses Vorhaben verinnerlichen Sie nach kürzester Zeit. Das Planen und Optimieren Ihrer Finanzen wird so zur Routine und Sie erkennen etwaige Engpässe bedeutend schneller.
• 8. Planen Sie Ausgaben-Budgets
  Möchten Sie Werbung schalten, Ihre Mitarbeiter zur Weihnachtsfeier ausführen oder neue Waren anschaffen, planen Sie immer ein genaues Budget ein und halten sich daran. So behalten Sie die bestmögliche Kontrolle über Ihre Ausgaben.

Fazit: Überblick als Einzelhändler bewahren

Einen guten Überblick über die eigenen Finanzen zu bekommen ist nicht so schwer, wie Sie vielleicht angenommen haben. Sie müssen allerdings etwas dafür tun. Prüfen Sie regelmäßig Ihre finanziellen Aktivitäten und kümmern Sie sich um Ihre Buchhaltung, ist ein gesunder Cashflow im Einzelhandel nicht weit entfernt. Wenn Sie unsere Tipps beachten, werden Sie in Zukunft endlich gelassen auf Ihr Konto blicken können.