Was muss beim Kauf eines Kassensystems beachtet werden?

Hier kommt es auf die individuelle Ausgangslage des Geschäftes an. Eine große Supermarktkette wird sich automatisch nach anderen Systemen umschauen als es bei einem kleinen Einzelhändler der Fall ist, der sein Ladengeschäft ganz alleine führt. Und der eventuell noch einen Onlineshop dazu leitet. Es gibt aber grundsätzliche Aspekte, die man in jedem Fall beachten muss und die wir für Sie zusammengestellt haben.

Die bevorzugte Kassenlösung muss branchenspezifisch geeignet sein

Es gibt für jede Branche eine große Auswahl an geeigneten Kassensystemen. Daher sollte der erste Blick auf ein neues Kassensystem auf jeden Fall innerhalb der fokussierten Branche liegen. Denn eine Ladenkasse im Supermarkt oder Einzelhandel muss andere Voraussetzungen erfüllen und Funktionen besitzen, als die Kasse eines Gastronomiebetriebs oder eines Friseurs.

Letzterer benötigt beispielsweise keine Tischverwaltung, profitiert aber von einer guten Kundenverwaltung, in der auch die bevorzugten verwendeten Haarfarben oder mögliche Allergien festgehalten werden können. Ein Textilgeschäft sollte die Möglichkeit haben, Retouren buchen zu können und wer nebenbei noch Onlineshops führt, sollte diese zentral in seinem Kassensystem bündeln können.

Alle wichtigen Funktionen müssen vorhanden sein

Daher sollten Sie bei der Anschaffung darauf achten, dass alle wichtigen Funktionen, die Sie unbedingt benötigen, auch von Anfang an im Gerät enthalten sind. Dabei dürfen Sie keine Abstriche machen. Produkte, Preise und Rabatte müssen sich genauso verwalten lassen wie unterschiedliche Steuersätze oder personalbezogene Funktionen (Verkäuferwechsel, Zeiterfassung).

Dazu gehören auch Anknüpfungen an Warenwirtschaftssysteme für die optimale Lagerhaltung und Inventur sowie die Auswertung verschiedener Statistiken und eine Verbindung zur Buchhaltung für Tagesabschlüsse oder Rechnungsstellungen.

Und für die Marketingmaßnahmen ist eine geeignete Kundenstammpflege unerlässlich. Darüber lassen sich beispielsweise an Stammkunden Gutscheine ausgeben oder diese in verschiedene Rabattaktionen einbeziehen.

Neue Kassen müssen allen gesetzlichen Regelungen entsprechen

Jede geeignete Kasse, die den richtigen Funktionsumfang und eine gute branchenspezifische Lösung bietet, kommt dennoch nur infrage, wenn sie allen gesetzlichen Regelungen entspricht. Dazu gehören beispielsweise die KassenSichV samt technischer Sicherheitseinrichtung (TSE), Einhaltung der GoBD sowie die Pflicht zur Ausgabe von Kassenbons oder die täglichen Kassenabschlüsse.

Ein einfaches Kassensystem erleichtert die Einarbeitung und spart Schulungen

Viele Softwarelösungen haben einen großen Funktionsumfang, was ein großer Vorteil ist, für die Einarbeitung aber eher problematisch. Denn je komplizierter und vielfältiger, desto länger dauert die Einarbeitung des Personals und desto höher ist die Fehleranfälligkeit.

Je einfacher und übersichtlicher das System ist, desto schneller können alle Mitarbeiter richtig damit umgehen. Und das ist wiederum eine wichtige Voraussetzung für eine stimmige Buchhaltung, die auch beim Finanzamt auf Gegenliebe stößt. Daher ist ein einfach zu bedienendes System zu bevorzugen, bei dem die am häufigsten benötigten Funktionen schnell und leicht erlernbar sind.

Dazu kommt, dass eine möglichst intuitive Bedienung und ein schneller Kassiervorgang effizienter ist und die Kunden schneller durchschleusen kann. Durch die kurzen Wartezeiten erhöht sich die Kundenzufriedenheit und die Mitarbeiter haben mehr Zeit für andere Dinge.

Neue Produkte und Preise müssen sich leicht einpflegen lassen

Ein Warenangebot verändert sich mit der Zeit. Daher ist es besonders wichtig, dass das Kassensystem ein unkompliziertes und leichtes Hinzufügen oder Löschen von Produkten, Warengruppen oder Preisen erlaubt. So lassen sich Sonderangebote, spezielle Mittagsmenüs in der Gastronomie oder auch saisonale Produkte schnell austauschen.

Zukunftssicher kaufen

Nicht nur das Warenangebot verändert sich mit der Zeit. Es können sich auch rechtliche Vorschriften oder örtliche Gegebenheiten ändern oder eine Umstrukturierung des Betriebes anstehen. Daher sollte jeder Geschäftstreibende bei der Anschaffung des Kassensystems auch die zukünftige Entwicklung seines Betriebes im Blick haben.

Das Kassensystem muss eine große Anzahl neuer Produkte erfassen können und eine Vernetzung mit weiteren Kassen oder Terminals zulassen, falls sich das Unternehmen vergrößert oder neue externe Standorte oder Onlineshops dazu kommen.

Dabei ist es wichtig, dass sich die Kasse sowohl mit modernen mobilen als auch weiteren stationären Kassen vernetzen lässt. Alle Kassen sollten sich gebündelt von einem Büro aus verwalten lassen und problemlos erlauben, dass auch weitere Geräte (Scanner) angeschlossen oder Funktionen hinzuprogrammiert werden können.

Ebenfalls unabdingbar ist, dass der Hersteller regelmäßige Softwareupdates zur Verfügung stellt und dadurch auch neue gesetzliche Vorschriften zuverlässig umsetzen kann. Auch das kontaktlose Bezahlen sollte unproblematisch und mit mehreren Funktionen möglich sein.

Anschlussmöglichkeiten und benötigte Zusatzgeräte berücksichtigen

Die ausgewählte Kasse muss mit den bereits vorhandenen Geräten kompatibel sein, damit diese nicht kostspielig neu angeschafft werden müssen. Dazu sollten die Betriebssysteme der Geräte zueinander passen. Achten Sie also auf Anschlüsse und Android- oder iOS-Kompatibilität. Dazu kommt, dass auch genügend Anschlüsse vorhanden sein müssen, falls zusätzliche Wunschgeräte angeschlossen werden sollen, die erst später eingeplant sind.

Alle Geräte plus das Kassensystem müssen möglichst platzsparend sein, da sie sonst zu viel wichtigen Raum einnehmen. Das ist gerade in kleinen Ladengeschäften ein Problem, denn der Platz wird dringend für das Warenangebot benötigt. Daher sind hier die besonders platzsparenden und flexiblen Geräte wie Tablets und kleine Drucker am häufigsten im Einsatz.

Die Sicherheit muss gewährleistet sein

Bei der Sicherheit des Kassensystems sind gleich verschiedene Punkte zu berücksichtigen. Denn die Sicherheit betrifft beispielsweise den Schutz gegen einen Ausfall. Was passiert, wenn das System abstürzt?

Ausfallsicherung

Es empfiehlt sich daher, Systeme zu kaufen, die bereits bekannt und erprobt sind und stabil und absturzsicher laufen. Das alleine genügt natürlich nicht. Dazu kommt, dass eine Ausfallsicherung eingeplant wird. Sie sollten darauf achten, dass die Kasse auch im Offline-Modus stabil läuft, damit sie nicht während eines Ausfalls Ihre Kunden wegschicken müssen. Dies ist auch bei einem mobilen Betrieb auf Märkten oder bei anderen Straßenverkäufen ein Vorteil, da hier nicht immer eine stabile Internetverbindung vorhanden ist.

Backup

Außerdem sollten Sie sich darüber hinaus über weitere Speichermöglichkeiten Gedanken machen, da die Daten für das Finanzamt mindestens 10 Jahre gesichert werden müssen. Ein Backup-System, ein interner oder externer Speicher sowie eine Cloudlösung sind mit gewissen Wartungen und Kosten verbunden, die bei der Suche nach der optimalen Lösung gegengerechnet werden sollten.

Datenschutz

Dazu gehört dann auch eine sichere Datenverschlüsselung sowie die Einhaltung aller Datenschutzbestimmungen inklusive streng geregelter Zugriffsrechte.

Telefonsupport

Wenn gar nichts mehr geht, sollte ein schneller und kostenloser Support durch den Hersteller möglich sein. Auch das ist ein Punkt, der bereits beim Kauf unbedingt abgeklärt werden muss, damit spätere Probleme und lange Wartezeiten von Anfang an vermieden werden können.

Fazit

Vor dem Kauf eines neuen Kassensystems sind umfangreiche und gründliche Vorüberlegungen notwendig. Denn die Kasse soll alle momentan benötigten Funktionen besitzen, leicht zu bedienen sein, sowie alle aktuellen gesetzlichen Anforderungen erfüllen. Gleichzeitig muss sie flexibel genug sein, um zukunftssicher auch bei betrieblichen Änderungen eingesetzt werden zu können.